Zweck

Wir bei TBCo verpflichten uns zu verantwortungsvollem, ethischem und transparentem Handeln. Wir schätzen das Feedback unserer Stakeholder und wissen, wie wichtig es ist, einen sicheren, fairen und zugänglichen Prozess zur Meldung von Bedenken bezüglich unserer Geschäftsaktivitäten, Produkte, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Lieferkette oder Auswirkungen bereitzustellen.

Diese Beschwerdeverfahren für Stakeholder bietet einen Mechanismus, über den Stakeholder Bedenken äußern, nach Lösungen suchen und uns dabei helfen können, unsere Praktiken kontinuierlich zu verbessern.

Geltungsbereich

Dieses Verfahren steht allen Stakeholdern zur Verfügung, die von den Aktivitäten von TBCo betroffen sein können, einschließlich:

• Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter

• Kunden

• Lieferanten und deren Angestellte

• Auftragnehmer und Dienstleister

• Geschäftspartner

• Gemeinschaftsmitglieder

• Branchenorganisationen

• Investoren und Aktionäre

• Jede Einzelperson oder Organisation, die von den Aktivitäten von TBCo betroffen ist

Dieses Verfahren kann genutzt werden, um Bedenken bezüglich der Geschäftspraktiken, Produkte, Dienstleistungen, Betriebsabläufe, Lieferkette, Umweltauswirkungen, sozialen Auswirkungen, Governance-Praktiken oder der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verpflichtungen von TBCo zu äußern.

Gründe für die Annahme einer Beschwerde

Eine Beschwerde kann sich unter anderem auf folgende Punkte beziehen:

• Menschenrechtsbedenken

• Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen

• Diskriminierung, Belästigung oder unfaire Behandlung

• Verhalten von Lieferanten oder Bedenken hinsichtlich verantwortungsvoller Beschaffung

• Umweltauswirkungen

• Produktsicherheitsbedenken

• Ethisches Geschäftsverhalten

• Korruption, Bestechung oder Betrug

• Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien

• Bedenken bezüglich der öffentlichen Verpflichtungen von TBCo, einschließlich der B Corp-Verpflichtungen

• Öffentliche Politik, Interessenvertretung oder Lobbying-Aktivitäten

• Jedes Verhalten, das nicht mit den Werten von TBCo vereinbar ist

Bestimmte Bedenken, einschließlich mutmaßlichem Betrug, Bestechung, Korruption, kriminellen Aktivitäten, moderner Sklaverei, schwerwiegenden Menschenrechtsverletzungen oder Gesetzesverstößen, können gegebenenfalls im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens von TBCo behandelt werden.

TBCo wird prüfen, ob ein Anliegen in den Geltungsbereich dieses Verfahrens fällt, und seine Entscheidung begründen, wenn eine Beschwerde nicht angenommen wird.

Wie man eine Beschwerde einreicht

Stakeholder können eine Beschwerde über einen der folgenden Kanäle einreichen:

E-Mail: responsibility@tbco.com

Post:
TBCo
170b Great Junction Street
Edinburgh
EH6 5LJ
United Kingdom

Stakeholder werden gebeten, Folgendes anzugeben:

• Ihren Namen und Kontaktdaten (es sei denn, sie möchten anonym bleiben)

• Eine Beschreibung des Anliegens

• Relevante Daten, Orte oder beteiligte Personen

• Alle verfügbaren Belege

• Das gewünschte Ergebnis, falls zutreffend

Anonyme Beschwerden werden akzeptiert, sofern ausreichende Informationen zur Untersuchung vorliegen.

Beschwerdeprozess

Stufe 1: Bestätigung des Eingangs

TBCo wird den Eingang einer Beschwerde möglichst innerhalb von sieben (7) Werktagen bestätigen.

Der Stakeholder wird informiert:

• dass die Beschwerde eingegangen ist

• über die nächsten Schritte im Verfahren

• über den erwarteten Zeitrahmen der Überprüfung

Stufe 2: Erste Bewertung

Stufe 2: Erste Bewertung Innerhalb von vierzehn (14) Werktagen nach der Bestätigung wird TBCo eine erste Bewertung durchführen, um Folgendes festzustellen:

• Ob der Sachverhalt in den Geltungsbereich dieses Verfahrens fällt.

• Den geeigneten Untersuchungsansatz.

• Alle erforderlichen Sofortmaßnahmen.

Untersuchungen werden von Personen mit angemessener Befugnis, Fachkenntnis und Unabhängigkeit von den untersuchten Angelegenheiten durchgeführt. Jede Person, die einen Interessenkonflikt in Bezug auf eine Beschwerde hat, nimmt nicht an der Untersuchung oder Entscheidungsfindung teil.

Stufe 3: Untersuchung

Wird eine Beschwerde angenommen, führt TBCo eine faire und verhältnismäßige Untersuchung durch.

Die Untersuchung kann Folgendes umfassen:

• Überprüfung relevanter Dokumente und Aufzeichnungen

• Gespräche mit betroffenen Parteien

• Sammlung weiterer Beweismittel

• Einholung von Spezialistenrat, wo angemessen

Das Unternehmen ist bestrebt, die Untersuchungen innerhalb von fünfundvierzig (45) Arbeitstagen abzuschließen, wobei komplexe Fälle zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen können.

Stufe 4: Ergebnis und Lösung

Nach der Untersuchung wird TBCo dem Stakeholder das Ergebnis mitteilen.

Mögliche Ergebnisse können sein:

• Klärung oder Erläuterung

• Korrekturmaßnahme

• Prozess- oder Politikverbesserungen

• Lieferantenbindung oder Wiedergutmachung

• Zusätzliche Überwachung oder Überprüfung

• Verweisung an ein anderes Verfahren

• Abschluss nach Untersuchung, wenn keine Verletzung, Beeinträchtigung oder Korrekturmaßnahme festgestellt wird.

Das Unternehmen ist bestrebt, eine endgültige Antwort innerhalb von sechzig (60) Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde zu geben. Wenn TBCo feststellt, dass es nachteilige Auswirkungen verursacht oder dazu beigetragen hat, wird das Unternehmen versuchen, eine angemessene Wiedergutmachung zu leisten oder zu unterstützen.

Stufe 5: Berufung

Ist der Stakeholder der Meinung, dass die Beschwerde nicht fair behandelt wurde, kann er innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Erhalt des Ergebnisses Widerspruch einlegen.

Einsprüche werden nach Möglichkeit von einer Person geprüft, die nicht direkt an der ursprünglichen Entscheidung beteiligt war.

Die Entscheidung über den Widerspruch wird in der Regel innerhalb von dreißig (30) Werktagen mitgeteilt und gilt als endgültig.

Bleibt ein Stakeholder nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens unzufrieden, kann er sich an relevante Aufsichtsbehörden, Zertifizierungsstellen, Rechtsvertreter oder andere geeignete externe Organisationen wenden oder Bedenken äußern.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

TBCo verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen Stakeholder, die in gutem Glauben ein Anliegen äußern.

Niemand wird benachteiligt, diskriminiert, bedroht, belästigt oder bestraft, wenn er ein echtes Anliegen meldet.

Zur Unterstützung dieser Verpflichtung wird TBCo:

• Vertraulichkeit so weit wie möglich wahren

• Stakeholdern erlauben, Anonymität zu beantragen

• Informationen nur mit denjenigen teilen, die an der Lösung der Beschwerde beteiligt sein müssen

• Einwilligung einholen, bevor Informationen, wo praktikabel, weitergegeben werden

• Alle Anschuldigungen von Vergeltungsmaßnahmen untersuchen

• Angemessene disziplinarische oder korrigierende Maßnahmen ergreifen, wenn Vergeltungsmaßnahmen erfolgen

Vertraulichkeit

Alle Beschwerden werden so vertraulich wie möglich behandelt.

Informationen zu einer Beschwerde werden nur offengelegt, wenn dies zur Untersuchung und Lösung des Problems, zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen oder zum Schutz von Personen vor Schaden erforderlich ist.

Aufzeichnungen werden sicher und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen aufbewahrt.

Kommunikation

TBCo verpflichtet sich, Stakeholder während des gesamten Beschwerdeverfahrens auf dem Laufenden zu halten.

Sofern Kontaktdaten verfügbar sind, erhalten Stakeholder Aktualisierungen bezüglich:

• Empfang der Beschwerde

• Annahme oder Ablehnung der Beschwerde

• Fortschritt der Untersuchung

• Erwartete Zeitpläne

• Lösung und Ergebnis

• Abschluss der Beschwerde

Governance und Aufsicht

Der Chief Executive Officer ist für die effektive Funktionsweise dieses Verfahrens verantwortlich. Betrifft eine Beschwerde den Chief Executive Officer, geht die Aufsichtsverantwortung auf einen anderen unabhängigen Direktor oder Vorstandsmitglied über.

Das Führungsteam ist verantwortlich für:

• Überwachung der Beschwerdetrends

• Überprüfung bedeutender Beschwerden

• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

• Sicherstellung der Umsetzung geeigneter Korrekturmaßnahmen

Bedeutende oder wiederkehrende Beschwerden können im Rahmen der Governance-Aufsicht dem Verwaltungsrat gemeldet werden.

Beschwerdeunterlagen werden in der Regel mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder durch laufende Verfahren bedingt.

Berichterstattung und Transparenz

TBCo kann aggregierte und anonymisierte Informationen zu Beschwerdetrends und -ergebnissen im Rahmen seiner Nachhaltigkeits-, B Corp- oder jährlichen Berichterstattungsaktivitäten veröffentlichen.

Kontinuierliche Verbesserung

TBCo wird die Beschwerdedaten regelmäßig überprüfen, um Trends, wiederkehrende Probleme und Möglichkeiten zur Verbesserung unserer Richtlinien, Praktiken und Stakeholder-Beziehungen zu identifizieren.

Überprüfung der Richtlinie

Dieses Verfahren wird jährlich oder bei Bedarf aufgrund von Änderungen in der Gesetzgebung, den Erwartungen der Stakeholder oder den Geschäftsabläufen überprüft.