Objectif

Chez TBCo, nous nous engageons à opérer de manière responsable, éthique et transparente. Nous apprécions les commentaires de nos parties prenantes et reconnaissons l'importance de fournir un processus sûr, équitable et accessible pour signaler les préoccupations concernant nos activités commerciales, nos produits, nos services, notre personnel, notre chaîne d'approvisionnement ou nos impacts.

Cette procédure de réclamation des parties prenantes offre un mécanisme permettant aux parties prenantes d'exprimer leurs préoccupations, de rechercher une résolution et de nous aider à améliorer continuellement nos pratiques.

Portée

Cette procédure est accessible à toute partie prenante susceptible d'être affectée par les opérations de TBCo, y compris :

• Employés et anciens employés

• Clients

• Fournisseurs et travailleurs des fournisseurs

• Entrepreneurs et fournisseurs de services

• Partenaires commerciaux

• Membres de la communauté

• Organisations industrielles

• Investisseurs et actionnaires

• Tout individu ou organisation impacté par les activités de TBCo

Cette procédure peut être utilisée pour soulever des préoccupations concernant la conduite des affaires de TBCo, ses produits, ses services, ses opérations, sa chaîne d'approvisionnement, ses impacts environnementaux, ses impacts sociaux, ses pratiques de gouvernance ou sa conformité avec les politiques et les engagements de l'entreprise.

Motifs d'acceptation d'une réclamation

Une réclamation peut concerner, sans s'y limiter :

• Les préoccupations en matière de droits de l'homme

• Les conditions de travail

• La discrimination, le harcèlement ou le traitement inéquitable

• La conduite des fournisseurs ou les préoccupations en matière d'approvisionnement responsable

• Les impacts environnementaux

• Les préoccupations en matière de sécurité des produits

• La conduite commerciale éthique

• La corruption, les pots-de-vin ou la fraude

• Les violations des politiques de l'entreprise

• Les préoccupations relatives aux engagements publics de TBCo, y compris les engagements B Corp

• Les activités de politique publique, de plaidoyer ou de lobbying

• Toute conduite incompatible avec les valeurs de TBCo

Certaines préoccupations, y compris les suspicions de fraude, de corruption, d'activités criminelles, d'esclavage moderne, de violations graves des droits de l'homme ou de violations de la loi, peuvent être traitées dans le cadre de la procédure de signalement de TBCo, le cas échéant.

TBCo évaluera si une préoccupation relève du champ d'application de cette procédure et expliquera sa décision lorsqu'une réclamation n'est pas acceptée.

Comment soumettre une réclamation

Les parties prenantes peuvent soumettre une réclamation par l'un des canaux suivants :

Courriel : responsibility@tbco.com

Courrier :
TBCo
170b Great Junction Street
Édimbourg
EH6 5LJ
Royaume-Uni

Les parties prenantes sont encouragées à fournir :

• Leur nom et leurs coordonnées (sauf s'ils souhaitent rester anonymes)

• Une description de la préoccupation

• Les dates, lieux ou personnes impliquées pertinents

• Toute preuve à l'appui disponible

• Le résultat souhaité, le cas échéant

Les réclamations anonymes seront acceptées si des informations suffisantes sont fournies pour permettre une enquête.

Processus de réclamation

Étape 1 : Accusé de réception

TBCo accusera réception d'une réclamation dans un délai de sept (7) jours ouvrables si possible.

La partie prenante sera informée :

• Que la réclamation a été reçue

• Des prochaines étapes du processus

• Du délai d'examen prévu

Étape 2 : Évaluation initiale

Étape 2 : Évaluation initiale Dans les quatorze (14) jours ouvrables suivant l'accusé de réception, TBCo effectuera une évaluation initiale pour déterminer :

• Si la question relève du champ d'application de cette procédure.

• L'approche d'enquête appropriée.

• Toute action immédiate requise.

Les enquêtes seront menées par des personnes dotées de l'autorité, de l'expertise et de l'indépendance appropriées par rapport aux faits faisant l'objet de l'enquête. Toute personne ayant un conflit d'intérêts en relation avec une réclamation ne participera pas au processus d'enquête ou de prise de décision.

Étape 3 : Enquête

Lorsqu'une réclamation est acceptée, TBCo mènera une enquête juste et proportionnée.

L'enquête peut inclure :

• L'examen des documents et registres pertinents

• La discussion avec les parties concernées

• La collecte de preuves supplémentaires

• La recherche de conseils spécialisés, le cas échéant

L'entreprise vise à achever les enquêtes dans un délai de quarante-cinq (45) jours ouvrables, bien que les cas complexes puissent nécessiter un délai supplémentaire.

Étape 4 : Résultat et résolution

Après enquête, TBCo communiquera le résultat à la partie prenante.

Les résultats potentiels peuvent inclure :

• Clarification ou explication

• Mesure corrective

• Améliorations des processus ou des politiques

• Engagement des fournisseurs ou réparation

• Surveillance ou examen supplémentaire

• Renvoi à un autre processus

• Clôture après enquête lorsqu'aucune violation, aucun impact ou aucune mesure corrective n'est identifié.

L'entreprise vise à fournir une réponse finale dans un délai de soixante (60) jours ouvrables à compter de la réception de la réclamation. Lorsque TBCo identifie qu'elle a causé ou contribué à des impacts négatifs, l'entreprise s'efforcera de fournir ou de soutenir une réparation appropriée.

Étape 5 : Appel

Si la partie prenante estime que la réclamation n'a pas été traitée équitablement, elle peut soumettre un appel dans les quatorze (14) jours suivant la réception du résultat.

Les appels seront examinés par une personne qui n'a pas été directement impliquée dans la décision initiale, dans la mesure du possible.

La décision concernant l'appel sera normalement communiquée dans un délai de trente (30) jours ouvrables et sera considérée comme définitive.

Si une partie prenante reste insatisfaite après l'achèvement du processus de réclamation, elle peut demander conseil ou soulever ses préoccupations auprès des organismes de réglementation, des organismes de certification, des représentants légaux ou d'autres organisations externes appropriées.

Protection contre les représailles

TBCo interdit les représailles contre toute partie prenante qui soulève une préoccupation de bonne foi.

Aucun individu ne sera désavantagé, discriminé, menacé, harcelé ou sanctionné pour avoir signalé une préoccupation légitime.

Pour soutenir cet engagement, TBCo s'engage à :

• Respecter la confidentialité dans la mesure du possible

• Permettre aux parties prenantes de demander l'anonymat

• Ne partager les informations qu'avec les personnes qui doivent être impliquées dans la résolution de la réclamation

• Demander le consentement avant de partager les informations plus largement lorsque cela est faisable

• Enquêter sur toute allégation de représailles

• Prendre des mesures disciplinaires ou correctives appropriées en cas de représailles

Confidentialité

Toutes les réclamations seront traitées de manière aussi confidentielle que raisonnablement possible.

Les informations relatives à une réclamation ne seront divulguées que si cela est nécessaire pour enquêter et résoudre le problème, se conformer aux obligations légales ou protéger les individus de tout préjudice.

Les dossiers seront conservés en toute sécurité et conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

Communication

TBCo s'engage à tenir les parties prenantes informées tout au long du processus de réclamation.

Lorsque les coordonnées sont disponibles, les parties prenantes recevront des mises à jour concernant :

• La réception de la réclamation

• L'acceptation ou le rejet de la réclamation

• L'avancement de l'enquête

• Les délais prévus

• La résolution et le résultat

• La clôture de la réclamation

Gouvernance et supervision

Le directeur général est responsable de l'efficacité de cette procédure. Si une réclamation concerne le directeur général, la responsabilité de la supervision sera transférée à un autre administrateur indépendant ou membre du conseil d'administration.

L'équipe de direction est responsable de :

• La surveillance des tendances des réclamations

• L'examen des réclamations importantes

• L'identification des opportunités d'amélioration

• L'assurance de la mise en œuvre des actions correctives appropriées

Les réclamations importantes ou récurrentes peuvent être signalées au Conseil d'administration dans le cadre de la supervision de la gouvernance.

Les dossiers de réclamation seront normalement conservés pendant un minimum de six ans, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi ou par des procédures en cours.

Rapports et transparence

TBCo peut publier des informations agrégées et anonymisées concernant les tendances et les résultats des réclamations dans le cadre de ses activités de reporting sur le développement durable, B Corp ou annuel.

Amélioration continue

TBCo examinera périodiquement les données relatives aux réclamations afin d'identifier les tendances, les problèmes récurrents et les opportunités d'améliorer nos politiques, nos pratiques et nos relations avec les parties prenantes.

Révision de la politique

Cette procédure sera révisée annuellement ou plus tôt si des changements dans la législation, les attentes des parties prenantes ou les opérations commerciales l'exigent.